Inhalt von Protokollen und Aufbewahrung

§ 77a SchUG *

Inkrafttreten: 1. September 2016

Absatz (3) Zum Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge sind Besprechungsprotokolle sowie Aufzeichnungen von Konferenzen und von Sitzungen schulpartnerschaftlicher Gremien zu dokumentieren. Sie haben insbesondere zu enthalten:

1. Datum, Zeit, Ort, Namen der Anwesenden,

2. Tagesordnungspunkte,

3. Anträge,

4. Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs,

5. gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sowie

6. Namen und Unterschrift der Protokollführerin oder des Protokollführers.

Protokolle und Aufzeichnungen sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 77 Abs. 3 drei Jahre ab dem Jahr, in dem das Protokoll geführt oder die Aufzeichnung stattgefunden hat, aufzubewahren. Protokolle über Beschlüsse mit Wirksamkeit für die Zukunft sind drei Jahre über das Enden der Wirksamkeit des Beschlusses aufzubewahren.

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Liebe Leserinnen und Leser,

das Schulrechtsänderungsgesetz 2016, welches am 11. Juli 2016 veröffentlicht wurde, bringt insbesondere für Kinder der Volksschule, genauer gesagt der Grundschule, wesentliche Änderungen:

¨das Wiederholen von Schulstufen, ausgenommen das freiwillige Wiederholen, wurde bis zum Erreichen der 4. Schulstufe abgeschafft;

¨die Möglichkeit der gemeinsamen Führung von Vorschulstufe und weiteren Schulstufen wurde über die Grundstufe I hinaus ausgeweitet auf alle Schulstufen der Grundschule (in den Ausführungsge-setzen der Länder mit 1. September 2017 in Kraft zu setzen);

¨die Möglichkeit Schulstufen während des Unterrichtsjahres zu wechseln wurde um ein Jahr, also bis einschließlich 3. Schul-stufe, ausgedehnt;

¨eine Durchführung von Schulversuchen zur alternativen Leistungsbeurteilungan Volks- und Sonderschulen sind ab 1.September nicht mehr möglich, da § 78a SchUG mit 31. Aug. 2016 außer Kraft tritt;

¨ab 1. September 2016 muss das Schulforum innerhalb der ersten neun Wochen entscheiden, ob an Stelle der Beurteilung der Leistungen durch Noten eine Information der Erziehungsberechtigten über die Lern- und Entwicklungssituation der Schülerinnen und Schüler zu erfolgen hat, wobei diese Information nur solche Bereiche betreffen darf, die für eine Beurteilung mittels Noten auch maßgeblich wären, bzw. die auch tatsächlich beurteilt werden dürfen. Siehe: Ende der Schulversuche

Die näheren Bestimmungen über Form, Inhalt und Durchführung der Bewertungsgespräche sowie die Gestaltung der schriftlichen Semester- und Jahresinformation müssen per Verordnung des zust. Regierungsmitglieds erfolgen.

¨Nicht auf die Grundschule beschränkt sind die Präzisierungen hinsichtlich der Führung und Aufbewahrungvon Klassenbüchern, Protokollen und anderen in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen. Die Inhalte, der Umgang hinsichtlich Datenschutz sowie die Dauer der Aufbewahrung werden nunmehr umfassend beschrieben, da die Handhabung bisher nicht immer den Erfordernissen entsprach und im Beweisfall Schwierigkeiten erwuchsen.

* Klassenbücher müssen zur Sicherstellung und zum Nachweis der Ordnungsgemäßheit des Unterrichts die relevanten Vorgänge dokumentieren,

* Protokolle, auch jene von Sitzungen der schulpartnerschaftlichen Gremien,müssen für einen Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge „brauchbar“ sein.

¨Ohne den Begriff „edu.card“ zu verwenden, beschreibt ein neuer Paragraph im SchUG die Schülerinnen- bzw. Schülerkarte (§ 57b). Befremdlich ist, dass auch für die Kleinsten keinHinweis auf die Notwendigkeit einer Zustimmung der Erzie-hungsberechtigten angeführt ist, auch dann nicht wenn die Karte nicht nur Ausweis ist, sondern mit weiteren Funktionalitäten und elektronische Verknüpfungen zu anderen Dienstleistern ausgestattet wird.

Unsere Veranstaltung „Wissenswertes für Elternvertreter/innen“ findet bereits am 20. September in Graz statt und ist für alle Eltern, egal ob mit oder ohne Funktion, offen. Sechs Einladungskarten ergingen bereits im August an alle öffentlichen allgemeinbildenden Pflichtschulen, für Obleute unserer Elternvereine liegen dieser Aussendung ebenfalls 6 Einladungs-karten bei. Für die Veranstaltung „Gesunde Seelen-starke Kinder“ am 22. September in Leibnitz wurden an Schulen in den Bildungsregionen Südost- und Südweststeiermark Plakate gesandt.

Wir freuen uns auf reges Interesse und eine gute Zusammenarbeit.  Ilse Schmid

1. September 2016

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Protokolle: Mindestinhalte und Aufbewahrungsfristen

Schulpartnerschaftliche Gremien sind keine Debattierclubs sondern Instanzen für wesentliche Beschlüsse

Mit der 4. Novelle des Schulunterrichtsgesetzes im Jahr 1986, wurde nicht nur festgelegt wurde, in welchen Angelegenheiten dem Schulgemeinschaftsausschuss, der nur an Schulen mit Schülern ab der 9. Schulstufe einzurichten war bzw. ist, die Entscheidung obliegt und der Schulleiter zur Durchführung verpflichtet ist.

Es wurde außerdem in Analogie zum Schulgemeinschaftsausschuss (§ 64), an Volks-, Haupt- und Sonderschulen für jede Klasse ein Klassenforum und für jede Schule ein Schulforum (63a) mit entsprechenden Entscheidungs- und Beratungsrechten installiert.

Diese Entscheidungs- und Beratungsrechte wurden mit der Einführung der Schulautonomie 1993 erheblich erweitert. Die aktuelle Änderung im Rahmen des Schulrechtsänderungsgesetzes 2016 fügt diesen Rechten weitere hinzu.
So können die schulpartnerschaftlichen Gremien Entscheidungen treffen, wie zB:

1. Schulfreierklärungen (SchZG § 2 Abs. 5) 
2. Vorverlegung des Unterrichtsbeginn (SchZG § 3 Abs. 2) 
3. Lehrplanänderungen (SchOG § 6 Abs. 1 und 3) 
4. Bestimmung der Anzahl von Schularbeiten (Lehrplan NMS, AHS,..) 
5. Festlegungen im Zusammenhang mit der Leistungsbeurteilung (SchUG § 18 Abs. 2, 2. Satz; SchUG § 18a)

Über den Verlauf der Sitzungen ist eine schriftliche Aufzeichnung zu führen, die den jeweiligen Mitgliedern zugänglich zu machen ist. (SchUG § 63a (15) bzw. § 64 (14))

Protokolle dienen zum Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge. Daher sind auch die Aufzeichnungen von Sitzungen der schulpartnerschaftlichen Gremien entsprechend zu führen.
Gemäß SchUG § 77a Abs. 3 haben diese Protokolle insbesondere zu enthalten:

1. Datum, Zeit, Ort, Namen der Anwesenden,

2. Tagesordnungspunkte,

3. Anträge,

4. Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs,

5. gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sowie

6. Namen und Unterschrift der Protokollführerin oder des Protokollführers.

Aufbewahrung: Protokolle und Aufzeichnungen sind unter Beachtung der Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 77 Abs. 3 drei Jahre ab dem Jahr, in dem das Protokoll geführt oder die Aufzeichnung stattgefunden hat, aufzubewahren. Protokolle über Beschlüsse mit Wirksamkeit für die Zukunft sind drei Jahre über das Enden der Wirksamkeit des Beschlusses aufzubewahren.

Anmerkung:

Die Pflicht zur Aufbewahrung hat den Sinn, dass die Inhalte auch zu späteren Zeitpunkten noch zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.

DAHER: Die Pflicht zur "Aufbewahrung" beinhaltet auch die Auffindbarkeit!!

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